La gran maquinaria del Rock & Roll mundial se vuelve a poner en marcha, luego de una larga e inédita pausa, en la que los streaming y shows virtuales dominaron la escena, pero que sin embargo, no lograron apaciguar las expectativas por la vuelta de los espectáculos en vivo y toda la adrenalina y mezcla de emociones que generan los conciertos masivos, cuando miles de almas vibran al unísono ante una misma melodía.
Y para que todo esto suceda, también vuelven el comercio exterior y la logística especializados en espectáculos musicales internacionales, un conjunto de buenas prácticas y profesionalismo que si bien suele pasar desapercibido para la mayoría, resulta fundamental para hacer posible las múltiples y complejas operaciones necesarias que, como un mecanismo de relojería, permiten que los artistas puedan presentar sus espectáculos alrededor del mundo.
Para conocer más sobre esta apasionante cadena de valor, dialogamos con dos referentes del sector, quienes comparte con Movant Connection, todo su conocimiento y experiencias de gestión en la logística y el comercio exterior de bandas y festivales de Rock & Roll.
ROCK & ROLL DE CUBA A LA ANTÁRTIDA
María Florencia Ercolano, Commercial Department Manager en WAIVER LOGÍSTICA, destaca que la logística de shows se caracteriza por la necesidad de cumplir, sí o sí, con el cronograma, “una logística de mucha planificación y que debe contar con alternativas que permitan sortear imprevistos”.
Además, precisa que también resulta muy importante la experiencia en el tipo de cargas particulares que componen los espectáculos, para asegurar su cuidado al ser manipuladas y en las operaciones de transporte, donde es fundamental “viajar con la carga, saber dónde ubicar cada cosa y qué equipos necesitan más atención”.
Sobre esto y mucho más dialogamos con esta especialista en logística y comercio exterior de espectáculos musicales.
¿CÓMO ES LA GESTIÓN VINCULADA CON EL COMERCIO EXTERIOR DE LOS SHOWS INTERNACIONALES QUE RECORREN LATINOAMÉRICA?
Prácticamente en toda la región, los shows se manejan con importaciones temporales. El primer paso para comenzar a gestionar, es contar con un listado en detalle de todos los requerimientos. En general, todos los instrumentos suelen ser propios de las bandas, mientras que las pantallas, cámaras de video, sonidos y micrófonos suelen ser alquilados en cada país donde se desarrollan los shows.
Organizamos entonces los diversos listados, que suelen tener formatos distintos, y a partir de ahí armamos el detalle con los bultos y pesos estimados para solicitar la autorización correspondiente de la importación temporal. Adicionalmente, algunos países exigen una garantía, por lo que debemos contratar una póliza de caución. De esta forma, cuando llega la carga, ya tenemos todo previamente coordinado con la aduana, por lo que se bajan los pallets y realizamos la verificación de todo lo enviado.
¿CÓMO ES LA LOGÍSTICA DE LOS INSTRUMENTOS?
Las cajas donde viajan los instrumentos se llaman “road cases”, son de madera contrachapada, con ruedas, y están diseñadas especialmente para el transporte de los mismos, por eso en su interior tienen goma espuma para resguardar su contenido. En general están etiquetados, para diferenciarlos de lo que es equipamiento de sonido y video, que en muchos casos también es propio de cada banda.
En muchos casos, gente nuestra viaja junto con estas cargas para asegurar su correcto manipuleo y disposición dentro de los diversos transportes. Por ejemplo, es conocido el caso del piano de Elton John, para el que envían un instructivo especial donde se detallan todas las indicaciones sobre cómo debe ser movido y transportado.
Desde luego, los camiones que se utilizan para estos traslados son de proveedores especializados en insumos de recitales, para ello cuentan con pisos lisos para que los road cases puedan girar sin problemas, y en las paredes cuentan con diversos puntos de amarre para fijar las cajas, que, al ser de tamaños diversos, las acoplamos como si fuese un “tetris”. Por eso, en este punto es de vital importancia estar presente en cada manipuleo de carga, porque no hay margen de error, nada puede fallar.
¿CON CUÁNTA ANTICIPACIÓN SE SUELEN TRABAJAR ESTOS RECITALES?
Normalmente un año antes ya nos empiezan a llegar consultas. En ocasiones, esto se maneja con total hermetismo para que no se filtre ninguna información. En base a eso, hacemos la cotización de acuerdo a las características de la gira de cada banda, y diseñamos nuestro servicio también de acuerdo a la disponibilidad y características de la ciudad donde se desarrollará cada show. Entonces, un año antes se empieza a analizar y meses antes se le da la forma definitiva.
¿CÓMO ES LA COMUNICACIÓN ENTRE EL EQUIPO ANTES Y DURANTE EL SHOW?
La comunicación es fundamental y es 24×7, no podés tener nunca el celular en silencio porque en cualquier momento puede surgir una urgencia. Tal es así que, años atrás, cuando comencé a dedicarme a la logística de shows tenía tres dispositivos, un celular, un Blackberry y un Nextel, que es lo que se usaba en aquel entonces. Nos ha pasado, por ejemplo, de no poder contactar a un transportista que estaba en tránsito porque no atendía el celular, y finalmente logramos contactarlo a través del chat de Facebook. Usamos todos los canales y siempre hacemos hincapie en la necesidad de estar conectados, tanto con los proveedores como con las personas que se encuentran transportando la carga.
UN CASO PARADIGMÁTICO EN CUANTO A COMPLEJIDAD LOGÍSTICA FUE EL SHOW DE LOS ROLLING STONES EN CUBA, ¿CÓMO FUE ESTA EXPERIENCIA?
Fue muy exigente por diversos motivos. Por un lado, por la poca disponibilidad de equipamiento en general que hay en la isla, lo que hizo, por ejemplo, que tuvieramos que gestionar hasta el envío de las grúas para mover los equipos y los elementos para el armado del escenario. Incluso se presentaron problemas porque el terreno no era muy firme y tuvimos que trasladar también unas bases plásticas especiales para que las gruas pudieran trabajar de forma correcta. En total para este show gestionamos más de 50 contenedores y dos vuelos charter, uno desde México y otro desde Europa con todos los equipos de video. Este charter tuvo un peso aproximado de 80 toneladas.
Además, también gestionamos los productos que consumen los artistas, que en su mayoría tuvimos que importar por la poca disponibilidad que existe en Cuba.
OTRO CASO INTERESANTE FUE EL DE METALLICA EN LA ANTÁRTIDA, ALGO COMPLETAMENTE INÉDITO…
Totalmente, fue todo un desafío. Cuando nuestro agente en Estados Unidos nos contactó para avisarnos que la banda iba a tocar en la Antartida y que teníamos que empezar a organizarnos para llevar todo para allá, fue algo completamente nuevo para nosotros por las características y difícil accesibilidad al lugar.
Se trató de un show chico, para poca gente y con la firme idea de cuidar el medioambiente. Por eso no se utilizaron parlantes a todo volumen, sino que la banda tocaba y la gente escuchaba a través de auriculares inalámbricos que transportamos junto con los instrumentos. También montamos paneles solares, estructuras metálicas para montar el escenario. Pero el gran desafío en este caso, fue resolver cómo llevar todo eso hacia el continente de hielo. En principio, llevamos todos los equipos desde Buenos Aires, por camión, hasta Usuahia. Luego contactamos al dueño de una empresa que cuenta con barcos de expedición para turistas que visitan la Antártida y pudimos concretar el traslado. Desde luego se trató de un proceso complejo porque las embarcaciones no están diseñadas para estas operaciones. Cargamos todos los bultos uno por uno, utilizando una grúa para los elementos más pesados. Luego, como en la Antártida no hay puerto, el buque se acercó hasta la Base Carlini y fuimos trasladando todo en botes a motor, siempre maximizando los cuidados porque el riesgo de que algo se cayera al agua era considerable. Finalmente, todo salió bien y el show se realizó de manera exitosa. Fue una gran experiencia porque al principio, cuando oímos la propuesta, pensábamos que iba a ser imposible llegar allí, pero siempre hay una forma, es cuestión de ser creativos y ponerse manos a la obra.
Y POR ÚLTIMO NO NOS PODEMOS OLVIDAR DE IRON MAIDEN, ¡LA ÚNICA BANDA QUE PILOTEA SU PROPIO AVIÓN!
Tal cual, Iron Maiden se moviliza en un avión charter piloteado por su vocalista, Bruce Dickinson, o al menos así lo hacía cuando gestionamos estos shows. Yo estaba trabajando en las oficinas de la empresa en Chile, la banda tenía presentación un sábado en Santiago y el lunes tocaban en Córdoba, Argentina. Cuando terminan su show en el país trasandino, armamos los pallets y dejamos todo listo en el aeropuerto para el traslado. Cuando vuelvo al hotel me llega un mensaje que decía “Flor chocaron el avión”. No lo podía creer, lo que había pasado fue que el operario del vehículo de carga de combustible, se estuvo sacando selfies con el avión que está todo ploteado con las imágenes de la banda y, distraido, chocó una de las turbinas que quedó inutilizada. Esto pasó el domingo y el lunes teníamos la presentación en Córdoba. Luego de contactar a varias aerolíneas y no encontrar una solución, nos pusimos de acuerdo con los encargados de armar todo en el estadio cordobés, para conocer sus necesidades de tiempo para poder llegar con todo listo para el show, y finalmente nos movilizamos en camiones, llegando justo para el armado, gracias a la buena predisposición y flexibilidad de todo el equipo.
Finalmente, tuvimos que gestionar también la reparación del avión, que incluyó el envío de la turbina a Europa para su reparación, y la recepción de una de repuesto para que el mismo pudiera seguir con el cronograma de shows.
