“En el ámbito del comercio exterior y la logística, el valor estratégico que tiene la comunicación es crucial. Ser preciso y claro en los mensajes es vital dentro de estos sectores, ya que cualquier error en la producción y/o interpretación de los mismos puede costar muchísimo tiempo, además de dinero y esfuerzo. Adicionalmente, el contexto cambiante e incierto en el que hoy se desarrolla la logística vinculada al comercio exterior, nos exige ser flexibles y adaptativos para lograr los mejores resultados posibles”. Javier Carrizo, Director de Movant Connection.
Miembros y seguidores de Movant Connection, nos brindan sus visiones y experiencias cotidianas comunicando en su actividad profesional.
El rol de la comunicación en logística y comercio exterior
De acuerdo con Isabel Cataño (Colombia), Especialista en consultoría de proyectos de importacion y exportación, el rol de la comunicación en el sector es prioritario, “la buena comunicación logra agilidad en los procesos logísticos, permite generar buenas relaciones y tener una ventaja competitiva, con un enfoque en lo práctico y en los logros”.
Para Julián Casalone (Argentina), Licenciado en Comercio Internacional e investigador, la comunicación es un elemento clave en cualquier actividad profesional o relación humana, es “el viaje del conocimiento de un lugar a otro”. Y particularmente en la actividad logística, “es clave que los mensajes a comunicar estén claros, ordenados y sean concisos, ya que la mayoría de las veces la misma información va dirigida a distintos actores en distintos eslabones del proceso logístico. El fin es poder asegurarse de que todos van a poder interpretar los datos de la misma manera, minimizando al máximo la libre interpretación y, con ello, la posibilidad de contingencias”.
Por su parte, Ricardo Cabrera (Chile), Profesional de las áreas del Comercio Exterior, Logística y Servicios, destaca que la comunicación es esencial para su trabajo, “Para la ejecución efectiva de las distintas etapas logísticas uno de los insumos principales es la información, y por lo tanto la comunicación mediante los distintos canales utilizados es valiosa, en mi caso imprescindible”.
Sobre el tema, Julián Oviedo (Ecuador), CEO de un operador logístico, señala que la comunicación efectiva es la base para el desarrollo de una negociación, y advierte, “no ser claros en los términos y a quien van dirigidos, el suponer o dar como sobrentendido las condiciones de la transacción, puede desencadenar en el fracaso de la negociación con pérdidas económicas y de potenciales clientes; y de acuerdo con la normativa legal de cada país podría repercutir en temas legales”.
Diversidad de herramientas y canales
En cuanto a las vías de comunicación más utilizadas y sus características, los participantes de esta columna precisan:
Julian Casalone,“Utilizo el correo electrónico como herramienta para la mayoría de los casos, principalmente como un respaldo ante cualquier inconveniente posterior. Siempre intento tener en cuenta que estoy comunicándome con personas que, en muchos casos, tienen diferentes obligaciones y pertenecen a sectores que poco comparten con el mío, por ende, mucha de la información que intercambiemos puede ser un poco más difícil de interpretar y olvidada fácilmente por alguna de las partes”.
“Otro canal que me parece muy provechoso son las reuniones, presenciales o virtuales, donde todos los participantes pueden intercambiar en el mismo momento opiniones y elaborar juntos un mensaje en común y estrategias en conjunto, claves para el correcto desarrollo de las acciones a futuro”.
Ricardo Cabrera, “Las herramientas de mayor frecuencia, omnipresentes, son correo electrónico, llamadas telefónicas y mensajes de whatsapp. Más ocasionalmente, también debo utilizar cartas o correspondencia física, aunque esto está reservado casi exclusivamente para comunicaciones con entidades de gobierno o situaciones de máxima formalidad”.
Julián Oviedo, “Las principales herramientas que se usan en la actualidad son correo electrónico, chats, llamadas telefónicas y videollamadas; y se recomienda, al finalizar, dejar sentado por escrito los acuerdos y términos de las negociaciones tratadas por estos medios, para tener un soporte documentado a manera de acta de reunión con lista de participantes y puntos tratados”.
Isabel Cataño, “Redes sociales principalmente, Email, Teams, Zoom”.
Experiencias, conflictos y problemáticas por “mala comunicación”
Consultados sobre sus propias vivencias en relación a la comunicación profesional, nos compartieron sus experiencias:
Ricardo Cabrera, “Lamentablemente, por lo dinámico de las operaciones y la agilidad que se requiere para que estas fluyan eficientemente, a veces se tiende a utilizar canales menos formales como mensajes de whatsapp o llamadas telefónicas para tomar decisiones, y aunque esto permite la continuidad operacional, no contribuye a la identificación de responsabilidades y limita la difusión de la información solo a quienes participaron de la llamada o mensaje”.
Julián Oviedo, “Hace años una aerolínea nos dio espacio para un día determinado y el cliente se comprometió a entregar en una fecha específica a su comprador en el exterior. Luego, la aerolínea tuvo complicaciones en los espacios y no salió la carga en el vuelo programado; se hizo el seguimiento y la aerolínea no informó en su momento del retraso, por ende tampoco se notificó la novedad al cliente en el exterior. Finalmente, la carga no llegó a destino a tiempo y el cliente en el exterior perdió una importante negociación que ya había acordado según la reserva asignada por la aerolínea inicialmente”.
Isabel Cataño,comenta que vivió problemáticas de este tipo, “En algunos escenarios, con cargos directivos donde por competir olvidan la construcción colectiva y la ejecución efectiva”.
Julián Casalone, “Dificultades en la comunicación se ven todos los días, desde problemas gramaticales o signos de puntuación (no es lo mismo “mande el camión” que “mandé el camión”) hasta darme cuenta (muchas veces cuando ya es tarde para arreglarlo), que la otra persona entendía que debía tomar una acción totalmente distinta a la que yo interpretaba sobre el mismo concepto o palabra en particular. Por eso, muchas veces prefiero levantar el teléfono y realizar una llamada antes que un mensaje por WhatsApp, aunque suene como una pérdida de tiempo”.
