Comunicación efectiva en Logística y Comercio Internacional

“La comunicación es vital en todos los ámbitos de la vida, ya que a través de la misma construimos la forma en la que somos percibidos por los demás. En el contexto profesional, y específicamente en el comercio exterior y la logística, la comunicación cumple un rol clave y de ella puede depender el éxito o fracaso de las operaciones, ya que estos sectores se caracterizan por la necesidad de interactuar continuamente con colegas, clientes y proveedores, a los que debemos llegar con nuestros mensajes de forma clara y precisa. Cualquier falla en este sentido puede generar dificultades que afecten al resto de los eslabones de la cadena de valor, como, por ejemplo, costos adicionales o el fracaso de una operación”. Javier Carrizo, Director de Movant Connection.

En esta nueva edición de la Columna Colaborativa de Movant Connection, miembros de nuestra comunidad analizan y comparten sus experiencias en relación a: “La comunicación efectiva en Logística y Comercio Internacional”.

LA IMPORTANCIA Y EL ROL DE LA COMUNICACIÓN

Valentino Lorenzatti (Argentina), Licenciado en Comercio Internacional, cree que “la comunicación es algo fundamental en esta actividad profesional ya que en el caso de la comunicación con el cliente es algo que tiene que estar siempre, ya sea para ofrecer algún servicio o sacar dudas al respecto”.

Según Valentina Machado (Uruguay), Licenciada en Relaciones Internacionales, “la comunicación cumple un rol fundamental en el desarrollo de mi actividad profesional. Diariamente, una buena y clara comunicación es imprescindible en todas las aristas del comex, ya que nada puede quedar liberado al azar debido a que todo implicará responsabilidades y gastos”.

Nataly La Cruz (Venezuela), Licenciada en Comercio Internacional, afirma que “en toda profesión y/o ámbito la comunicación representa un rol fundamental para todo proceso a desempeñar, dado que permite establecer criterios, pasos y parámetros a seguir para el logro de metas o requerimientos que se desean alcanzar. En el comercio internacional a menudo la comunicación se emplea abordando información, puesto que, uno de los eslabones más importantes es el cliente, quien es el que guía gran parte del proceso operacional de acuerdo a sus necesidades y rentabilidad. Otro eslabón importante es el equipo administrativo que se encarga de ordenar y verificar todos los documentos exigidos legalmente, la continua comunicación debe ser oportuna y adecuada para generar efectividad en la operación y evitar contratiempos, de esta manera se garantiza el flujo de la actividad.”

Pedro Meneses (Costa Rica), Diplomado y Estudiante de la Licenciatura en Comercio Exterior, nos dice que “basado en mi experiencia y fundamentado en mis distintos roles en lo profesional, tengo claro que la comunicación es sumamente importante y cumple un rol fundamental. Una buena comunicación permite agilizar y alcanzar las metas o los proyectos a desarrollar de manera más rápida y segura, permite y establece los parámetros a seguir para que todos trabajen o ejecuten funciones bajo una misma dirección”.

CANALES Y VÍAS DE COMUNICACIÓN

Nataly nos comenta que, “en el mercado internacional la comunicación debe ser flexible e ilimitada, en este sentido, ser conscientes de que el mensaje debe llegar más allá de nuestras fronteras, nos permitirá crear relaciones sólidas con nuestros proveedores, clientes y afiliados. En mi experiencia, a menudo empleo las llamadas telefónicas, correo electrónico, reuniones presenciales y virtuales, y participación en ferias internacionales y nacionales, siendo esta última una estrategia de promoción más asertiva para ampliar la información del servicio logístico a ofrecer”.

“En mi trabajo diario utilizo distintos canales y vías de comunicación, entre ellos podemos mencionar el teléfono celular y la computadora portátil, ya sea a través de alguna aplicación como WhatsApp o una red social, así como correos electrónicos y plataformas para trabajar o crear alguna especie de reunión en línea”, nos relata Pedro.

Por su parte, Valentino añade que “los canales que utilizamos son mails y algún sistema propio de seguimiento de operaciones de los clientes, también se utilizan grupos de WhatsApp”.

Desde su experiencia, Valentina nos describe que, “los canales de comunicación utilizados a diario son el mail y vía telefónica. Desde mi óptica, el mail es de vital importancia ya que actúa en el registro de lo que dices por cualquier tipo de inconveniente que surja en el proceso. Por otro lado, el teléfono es un medio más ‘personal’ por decirlo de alguna forma”.

EXPERIENCIAS CON LA COMUNICACIÓN COMO PROTAGONSTA

Valentina destaca como experiencia positiva que, “la comunicación es vital para una buena relación y vincularse con los demás agentes logísticos que participan en la cadena, entonces es muy difícil tal vez verla como un hecho aislado. Pero muchas veces uno elige, por ejemplo, un depósito por el vínculo que se tiene, por la capacidad de comunicación y resolución de problemas que van surgiendo en cada carga”.
Por otro lado, señala que fallar en la comunicación puede ser un problema, por ejemplo, “al momento de cotizar no se informe algún gasto, ni que ese gasto puede llegar a existir, y al momento tener que pagarlo sin poder cobrarle al cliente, por el simple hecho de no hacerle saber a la otra parte”.

«Como experiencia positiva en este sector logístico internacional la fidelización de los clientes representa un logro productivo, que conlleva un arduo trabajo de comunicación efectiva y oportuna, que se traduce, a su vez, en un equipo de trabajo comprometido en establecer canales comunicacionales abierto a la condición de ganar-ganar. Como experiencia negativa, siempre debes poner especial atención a la organización y planificación del cliente para brindar un servicio acorde a los resultados que este mismo desea. La información debe ser precisa para que el proceso fluya positivamente”, detalla Nataly.

“En algún momento trabaje en una empresa la cual trabajaba bajo la modalidad de subcontratación de terceros. Este modelo es bastante bueno, pero con una excelente comunicación. En mi caso, la comunicación entre empresa y departamentos no era buena y las decisiones y órdenes a ejecutar no tenían una voz clara y eso complicaba mucho la operación en la empresa, a tal punto de comprometerla y hacerla perder dinero”, destaca Pedro.

A su vez, Valentino añade que no recuerda una experiencia en particular, pero que, “sí puede pasar que al no ser claros con un cliente se comunique un mensaje erróneo, ya que puede ser obvio para nosotros lo comunicado, pero no para ellos”.

LA COMUNICACIÓN EN LA FORMACIÓN ACADÉMICA

Pedro considera que, “la mayoría de las veces el tema de la comunicación efectiva sale a relucir en la formación académica”. Pero qué, “tal vez, lo que sucede en algunos casos, es que no se enseña claramente bajo principios bien fundamentados la importancia de tener una buena comunicación. En ocasiones, suele pasar que pensamos que con solo saber dar una orden es suficiente y claramente esto no es así, hay maneras y formas de trasmitir y dar un mensaje y muchas veces ignoramos estos aspectos”.

Valentino admite que, “es más teórico y poco práctico lo que se aprende y la comunicación la va adquiriendo uno con sus experiencias previas o posteriores”.

A su vez, Nataly sostiene que, “en el ámbito académico considero que debe existir una cátedra enfocada en cómo abordar cada tipo de cliente, proveedor y mercado, ya que a menudo se enfatiza el comercio internacional a la cultura y costumbres de cada país para ganar posición en el mercado mundial y se deja de lado el proceso comunicativo que conlleva una operación logística, si bien manejar y dominar información es relevante, controlar los flujos comunicacionales también es importante porque esto nos llevará hacia el resultado efectivo que deseamos obtener”.

Finalmente, Valentina, relata que, “en la carrera una materia ‘Negociación’, trató bastante el tema de la comunicación y los modos para comunicarnos en las distintas negociaciones en el mundo del comex. Pero considero que se le debería dar más relevancia y tal vez algo más de práctica para que, llegado el momento, se tenga cierta naturalidad y vital atención”.

Etiquetas: Argentina, Columna Colaborativa, Comercio Exterior, Costa Rica, Logcomex, Logística Internacional, Movant Connection, Uruguay, Venezuela

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